Un PIF podrá ser objeto de actuaciones de seguimiento y control durante la formación o después de finalizar. Eso no significa que exista una tasa pública con la que se pueda afirmar que todos o la mayoría serán inspeccionados.
La decisión útil no depende de adivinar la probabilidad. La empresa debe conservar un expediente capaz de demostrar la autorización, la asistencia, la ausencia laboral y el coste bonificado.
La FAQ de FUNDAE fija un periodo de custodia de cuatro años. La página oficial de PIF resume los documentos y los tipos de control.
1. Solicitud y autorización
Conserva el Anexo I o el modelo propio aceptado por la persona trabajadora y la empresa. Debe poder relacionarse con el permiso comunicado y mostrar jornada, horario formativo, horas solicitadas, decisión y firmas.
Si la empresa denegó parte de las horas o cambió el calendario, el expediente final debe reflejar esa decisión. No guardes una solicitud de 160 horas si la comunicación y la ausencia real fueron de 140 sin documentar el cambio.
2. Matrícula y acreditación
Guarda la matrícula o inscripción y el soporte que acredita el carácter oficial de la formación.
Para un título universitario propio, FUNDAE pide la resolución de la Junta de Gobierno o del Consejo Social que lo aprobó. Para otras acreditaciones, conserva el documento oficial correspondiente y, cuando aplique, el carnet obtenido.
3. Horario formativo
El expediente necesita el horario de las clases, prácticas o tutorías que justifican el permiso. Debe identificar días y horas, no solo el número total de créditos o la duración general del programa.
Para aula virtual en 2026, añade el registro de conexiones o la evidencia excepcional admitida por la resolución anual. La modalidad se acredita con lo que ocurrió, no con una etiqueta en la matrícula.
4. Jornada, entradas y salidas
Conserva el horario laboral y los soportes de entrada y salida durante las fechas del permiso. Esos registros deben permitir comprobar que las horas comunicadas se dejaron de trabajar.
Si se incluye desplazamiento, conserva el criterio, el trayecto y el horario utilizado. El artículo 29 permite el tiempo desde el trabajo al centro cuando coincide con horas laborales, pero no fija una herramienta cartográfica obligatoria ni permite inventar una precisión que no está documentada.
5. Nóminas y coste imputado
FUNDAE enumera las nóminas del periodo, el modelo 190 y la justificación del pago como soportes del coste. El cálculo debe corresponder a las horas reales del permiso y a los conceptos salariales y cotizaciones admitidos.
El modelo B2 está disponible en la sección oficial de documentos. FUNDAE indica que se cumplimenta cuando se recibe un requerimiento con sus instrucciones.
6. Contabilidad y bonificación
Guarda la justificación de la anotación contable y del ingreso de la bonificación aplicada. La cuantía, el mes comunicado y los registros laborales deben ser coherentes entre sí.
Si cambia el salario, el calendario o el número de horas, no reutilices una estimación anterior sin recalcular y documentar el motivo.
7. Representación legal
Cuando exista representación legal de las personas trabajadoras, conserva la información enviada antes del inicio, el acuse de recepción y la respuesta o documentación del trámite.
La ausencia de representación también debe estar correctamente indicada en el expediente y en la aplicación.
Cómo organizar el expediente
Una carpeta por PIF puede seguir este orden:
- solicitud y autorización;
- prueba de matrícula y oficialidad;
- horario formativo;
- jornada y registros de ausencia;
- evidencia de asistencia;
- costes y nóminas;
- contabilidad y aplicación de la bonificación;
- representación legal;
- comunicaciones de inicio, cambios y finalización.
Pon nombres de archivo con fecha y versión. Revisa que las horas coincidan antes de aplicar la bonificación. La coherencia entre documentos importa más que alcanzar un número cerrado de archivos.
Qué prepara Forbon hoy
Forbon genera el Anexo I y ofrece, en el servicio de pago, una guía campo a campo para la comunicación en FUNDAE. También calcula las horas y conserva los datos del PIF en la cuenta.
Forbon no genera actualmente todo el expediente de control, no obtiene certificados del centro y no sustituye el archivo laboral o contable de la empresa. Utiliza este checklist para completar lo que la plataforma no produce.